Comunicación efectiva con los niveles de ejecución, administración y operación

Esta entrada es un resumen libre de un video del escritor y desarrollador de Software Jono Bacon.

La cuestión acerca de cómo lograr una comunicación efectiva con los distintos niveles jerárquicos de una organización suele ser un problema que aparece más temprano que tarde en nuestras carreras. Para comenzar a analizar esta situación, podríamos decir que existen básicamente 3 capas en una organización, no necesariamente en términos de importancia sino respecto al trabajo que realizan:

• La capa más alta es la ejecutiva, compuesta por CEOs, fundadores, vicepresidentes, etc. Aquellas personas que, se sabe, están efectivamente a cargo de la empresa. 
• La capa del medio suele estar integrada por los que se conocen como "mandos medios", los jefes de cada departamento en los que la empresa se divide para gestionar mejor al personal.
• Y, por último la capa inferior, que está compuesta por el personal de operaciones, quienés están haciendo los productos, vendiéndolos, etc.

Se necesitan habilidades muy distintas para comunicarse con cada una de estas capas, porque las demandas de información de cada una de ellas es distinta. Sin embargo, si existe algo que siempre hay que evitar, en cualquiera de estas capas, es la sobreabundancia de información. Hay un malentendido muy extendido, sobre todo en las personas que recién comienzan sus carreras, sin importar su edad, y es el pensamiento de que cuánto más información brindan, más valor demuestran. El malentendido lleva a pensar que mandando mails muy largos uno demuestra que está trabajando duro. Lo cierto que aún después de horas y horas de trabajo duro uno probablemente pueda resumir sus logros en viñetas, de manera mucho más elegante y eficiente. Dicho eso, podemos ver algunas de las particularidades de cada capa:

• Los CEOs siempre están tomando decisiones que impactan el negocio, los equipos y los productos. Son los responsables de asegurarse que están haciendo posible una empresa donde la gente invierta sus vidas. Esta gente suele operar a altos niveles de abstracción ya que no es posible que conozcan cada detalle de la organización. Si cada persona que operara a este nivel debiera conocer cada detalle del trabajo que realizan las personas que están a su cargo, estarían completamente abrumados. Estas personas son "dirigidas por datos", necesitan conocer la información que da sustento a una hipótesis, a una visión. Es decir, primero necesitan información a un alto nivel de abstracción y, después, entender -también de manera esencial y no llena de detalles- que esa información tiene algún respaldo. 
• Los mandos medios suelen estar muy restringidos por las planificaciones y los recursos asociados. Estas personas deben recibir las órdenes desde el nivel superior y llevarlas a cabo usando los recursos del nivel inferior y, por ello, están muy enfocadas en las planificaciones y en los recursos. Invariablemente, estas personas son muy protectoras del alcance del proyecto ya que deben asegurarse de que los plazos puedan cumplirse de manera eficiente. Estas razones hacen que estas personas sean bastante conservadoras. Si te acercás a ellos y le proponés una idea nueva, es más probable que la primera vez màs que aceptarla, la rechacen. Esto es diferente a lo que puede pasar con el nivel más alto, que por ser más visionario y hablar en un nivel de abstracción más alto, es menos probable que rechace tu idea a la primera. 
• La gente de la capa inferior, la cuál no cumple roles menos importantes, sino que incluso llegan a ser las más importantes de la organización, están enfocados en que las cosas pasen. A las personas que operan en este nivel se les da una serie de tareas. Estas personas quieren realizar las tareas haciendo un trabajo de calidad y, por ello, el detalle es importante. Esto es algo que recién se ve en este nivel. Para el nivel más alto lo importante es la visión, para el nivel medio lo importante es como dividir esa visión en piezas manejables, y para el nivel más bajo, todos los detalles son importantes.

¿Cómo me comunico con cada nivel?

• Para comunicarte con el nivel superior, tenés que pensar con anticipación como compartir tu idea o tu pedido en la menor cantidad posible de palabras. En lo posible, usando viñetas en donde cada punto tenga algún respaldo en datos. Si alguna vez mandás un mail con más de 3 párrafos a las personas de este nivel, es probable que no lo vayan a leer. Estas personas suelen leer resmas y resmas de texto y mails cada día y por ello es importante dividir la información en partes pequeñas y manejables. Pensá en esto como Twitter, es decir, en como comprimir tus pensamientos a un número cierto y pequeño de palabras.
• Comunicarte con el nivel medio puede ser más complicado. Suele servir buscar una herramienta que puede ser tan sencilla como una planilla de cálculo, en donde volcar el trabajo que debe hacerse y quién debe hacerlo, para darle a la idea un enfoque de planificación. No son necesarias tantas restricciones en la comunicación como en el caso de la comunicación con el nivel superior, podés ser un poco más liberal ya que los detalles son un poco más importantes acá. Es imporante que demuestres que respetás su trabajo y su enfoque en la planificación de recursos: ¿qué hay que hacer?¿quién debe hacerlo?
• Para el nivel inferior, todos los detalles son importantes, pero nunca deberías romper la regla que dijimos al principio relacionada con la sobreabundancia de información y, por lo tanto, deberías usar todas las herramientas, mejor si digitales, que tengas a tu alcance para comunicar tu idea de manera amena y precisa.